Kurumların çoğu, kalite dokümantasyonu ile firmaları belirli bir standarda oturtmak ister. Markadan pazarlamaya kadar evraklar gidip gelir. Düşünceler, beyin fırtınaları, zihin haritaları… Hepsi aslında yetkinlik ve yeterliliklerini anlatabilmek içindir. Peki bu kararı kim veriyor?
Lee Iacocca
Müşterilerinizin segmentasyonu veya trendlerin takibiyle değişen ürün ihtiyaçları yenilik gerektirecektir. Bunun için de değişim şarttır. Yeniliğin nerede, nasıl ve neden gerçekleşeceği gibi soruları cevaplamak için geçişi iyi bilmek ve anlamlandırmak gerekir. Böylece, yarattığı etki bir değere dönüşür. Değerin belirlenmesi, yeniliğin gerçekten bunca uğraşa değip değmeyeceği sorusunun gerçek karşılığıdır.
Kurumumuz içinde paylaştığınız tüm veriler öncelikle bir hafıza oluşturur ve bu, kurumsal hafıza olarak adlandırılır. Bu hafıza, sizi bir sonraki aşamaya taşıyacak anahtar haline gelir. Anahtar metaforunu kullanacak olursak, uygun bir kapıyı bulmanız ve bu kilidin açılması gerekir. Her bir anahtarın karşılığında bir göbek vardır ve anahtar-göbek uyumuyla kilit çalışarak kapıdan geçmeniz mümkün olur. Eğer elinizde birden çok anahtar varsa ya da anahtarı tekrar yaratabiliyorsanız, o zaman göbeğin içindeki şifreyi de tanımlayabilirsiniz. Ancak, anahtar yapabilme yeteneğine sahip değilseniz, kendinize uygun kapılar aramaya başlarsınız. Arayışınızın sonuçlanabilmesi için önceliğiniz, anahtarın doğru ellerde olmasıdır. İhtiyacınız olduğunda doğru kişi yanınızda değilse, istediğiniz kadar kapıyı bulun yine olmaz.
İnsan bedeninin hastalanması, yaşlanması gibi durumlarda sizi dokümantasyon kurtaracaktır. Anahtar da bu dokümantasyondan elde edilir. Çalışanlarımız sonsuza dek bizimle olamayacaktır. Bireysel hayatımızda olduğu gibi, tüm sevdiklerimiz her zaman yanımızda olamayabilir. Bu sebeple kurumsal dilde dokümantasyon olarak adlandırılan hatıra ya da hafıza, bizi gelişmeye iter. Aracılık ettiği gelişim, dokümantasyon için nasıl başlayacağımızı da beraberinde getirir. Bu süreci beraber yaşadığınız hafızaya ait olan paylaşımlar, ihtiyaçlarımızı tam tanımlamamıza yardımcı olur.
Dokümantasyon sadece bize hafıza sağlamakla kalmaz; ihtiyaçlarımızı nasıl karşıladığımızı, nasıl geliştirmemiz gerektiğini ve alternatifleri sunarak analiz yapabilmemize imkan sağlar. Doğru bir dokümantasyon, öncelikli olarak kurumumuzun yapısını gözlemler ve değişimleri kolayca izleyebiliriz. Uluslararası standartlarla değil, iç ve dış müşteri ile beraber şekillendirilebilir. Kimi zaman bir doğum günü kutlamasının verdiği heyecan, kimi zaman da bir müşteri toplantısı notları bize yol gösterici olabilir. Potansiyelimizi keşfetmek ve daha büyük adımlarla daha uzak hedeflere ulaşabilmek için önceliğimiz, hikayemiz için hafıza yaratıp dokümantasyon sağlamaktır.